Người lao động chưa làm đủ 12 tháng: Phép năm tính ra sao?

Chị Hương vào làm tại một doanh nghiệp từ ngày 16/02/2026. Đầu tháng 10, chị muốn xin nghỉ phép. Nhân sự thấy chị chưa đủ một năm làm việc nên băn khoăn: đã có phép năm chưa, thời gian thử việc có được tính, và tháng vào làm giữa chừng xử lý thế nào?

Chưa đủ 12 tháng không có nghĩa là chưa có quyền nghỉ hằng năm. Điều cần làm là xác định đúng mức phép cả năm và số tháng được tính, rồi đối chiếu với số ngày đã nghỉ. Bài này tập trung vào bước xác định quyền nghỉ; việc thanh toán khi chấm dứt hợp đồng được trình bày riêng ở LĐ-01.

Ai có thể sử dụng cách đối chiếu này?

Bài viết dành cho doanh nghiệp, người làm nhân sự, kế toán và người lao động trong quan hệ lao động. Theo khoản 2 Điều 113 Bộ luật Lao động, người làm chưa đủ 12 tháng cho một người sử dụng lao động được nghỉ hằng năm theo tỷ lệ tương ứng với số tháng làm việc. Bộ Nội vụ cũng đã giải đáp rằng cách tính tại khoản 1 Điều 66 Nghị định 145 không phân biệt lý do làm chưa đủ 12 tháng.

Không áp dụng máy móc cho công chức, viên chức hoặc người cung cấp dịch vụ không có quan hệ lao động. Ví dụ dưới đây chỉ xét năm đầu làm việc tại doanh nghiệp, không có chuyển công tác trong khu vực nhà nước hoặc thay đổi nhóm công việc giữa kỳ.

Bước 1 — Chọn đúng mức phép cả năm

Theo Điều 114, cứ đủ 5 năm làm việc cho một người sử dụng lao động thì mức nghỉ hằng năm tăng thêm một ngày. Không cộng thâm niên ở doanh nghiệp cũ một cách tự động; khoản 3 Điều 66 có quy định riêng cho việc tiếp tục làm việc trong khu vực nhà nước và doanh nghiệp nhà nước, ngoài tình huống của bài này.

Nếu doanh nghiệp tự cho thêm phép, hãy theo dõi riêng căn cứ và điều kiện của quyền lợi đó. Một ngày tăng theo luật do đủ thâm niên không cùng bản chất với một ngày công ty tự bổ sung.

Bước 2 — Đối chiếu thời gian được tính

Điều 65 Nghị định 145 quy định những khoảng thời gian được coi là thời gian làm việc để tính phép. Vì vậy, không nên chỉ cộng các ngày có chấm công đi làm, rồi loại mọi ngày nghỉ.

Điều 65 còn bao gồm thời gian làm nhiệm vụ của tổ chức đại diện người lao động được pháp luật tính là thời gian làm việc; ngừng việc, nghỉ việc không do lỗi của người lao động; và tạm đình chỉ công việc nhưng sau đó được kết luận không vi phạm hoặc không bị xử lý kỷ luật. Cần đọc đúng từng trường hợp, không coi bảng trên là danh sách duy nhất.

Bước 3 — Xét tháng làm chưa đủ bằng ngưỡng 50%

Theo khoản 2 Điều 66, lấy tổng ngày làm việc và ngày nghỉ có hưởng lương theo các điều khoản được viện dẫn — gồm nghỉ lễ, Tết, nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng có hưởng lương — đối chiếu với số ngày làm việc bình thường trong tháng theo thỏa thuận. Nếu tỷ lệ từ 50% trở lên, tháng đó được tính là một tháng làm việc để tính phép.

Mẫu số phải theo lịch làm việc của doanh nghiệp và thỏa thuận áp dụng. Không mặc định mọi tháng có 26 ngày công, cũng không lấy số ngày dương lịch làm mẫu số.

Giải đáp của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội ngày 01/12/2022 nêu: dưới 50% không có quy định bắt buộc phải tính thành một tháng. Doanh nghiệp có thể có thỏa thuận có lợi hơn; cần phân biệt chính sách đó với nghĩa vụ bắt buộc. Không tự chia tháng lẻ theo số ngày dương lịch rồi coi đó là công thức luật định.

Ví dụ — Chị Hương được tính bao nhiêu phép?

Bước thứ nhất: tháng 02 đạt 10 ÷ 20 = 50%, nên được tính một tháng. Các con số này là dữ liệu lịch và chấm công giả định, không phải kết luận mọi doanh nghiệp đều có lịch tháng 02 giống nhau.

Bước thứ hai: cộng tháng 02 với 7 tháng từ tháng 03 đến hết tháng 09, được 8 tháng tính phép. Thời gian thử việc trong kỳ được tính vì chị Hương tiếp tục làm việc sau thử việc.

Kiểm tra độc lập bằng cách khác: mức 12 ngày tương ứng 1 ngày cho mỗi tháng được tính; 8 tháng tương ứng 8 ngày. Nếu cùng dữ liệu nhưng tháng 02 chỉ có 9 ngày thuộc nhóm được xét, tỷ lệ là 45%; không đủ điều kiện bắt buộc tính trọn tháng theo khoản 2 Điều 66. Chính sách có lợi hơn, nếu có, cần được đọc riêng.

Bước 4 — Áp dụng công thức, giữ rõ phần lẻ

Chẳng hạn, người thuộc nhóm 14 ngày và có 9 tháng được tính, chưa có tăng theo thâm niên, cho kết quả 14 ÷ 12 × 9 = 10,5 ngày. Điều 66 đang viện dẫn không đặt quy tắc làm tròn phần lẻ ngày phép lên hoặc xuống thành số nguyên. Nghị định 45/2013 đã hết hiệu lực từ ngày 01/02/2021 theo điểm e khoản 2 Điều 114 Nghị định 145; không dùng quy tắc làm tròn của văn bản cũ như luật hiện hành.

Gợi ý thực hành của PVM TAX: giữ kết quả chưa làm tròn trong bảng đối chiếu, kiểm tra cách bố trí nghỉ và chính sách có lợi hơn nếu có. Không tự bỏ phần 0,5 ngày chỉ vì phần mềm chỉ lưu số nguyên, và không khẳng định pháp luật bắt buộc làm tròn lên 11 ngày trong ví dụ này.

Có phép được hưởng không đồng nghĩa tự chọn ngày nghỉ

Khoản 4 Điều 113 quy định người sử dụng lao động bố trí lịch nghỉ hằng năm sau khi tham khảo ý kiến người lao động và thông báo trước. Vì vậy, sau khi xác định số ngày, hai bên vẫn cần đối chiếu lịch nghỉ và quy trình xin nghỉ áp dụng. Cách hiển thị phép tạm tính trên phần mềm là phương tiện quản lý, không thay căn cứ xác định quyền nghỉ.

Những điểm dễ nhầm

• “Chưa đủ một năm nên chưa có phép”: bỏ qua quyền nghỉ theo tỷ lệ tại khoản 2 Điều 113.
• “Thử việc luôn bị loại”: bỏ qua điều kiện tiếp tục làm việc sau thử việc tại khoản 2 Điều 65.
• “Không đi làm thì không tích lũy phép”: chưa xét những khoảng thời gian được tính tại Điều 65.
• “50% là quy tắc làm tròn ngày phép”: nhầm điều kiện tính tháng với kết quả số ngày nghỉ.
• “Công ty cho 13 ngày thì tất cả đều là phép luật định”: chưa tách thâm niên luật định và quyền lợi tự bổ sung.

Checklist — 6 bước cập nhật bảng phép

Checklist trên là gợi ý quản lý, không phải một bộ hồ sơ bắt buộc riêng do pháp luật đặt ra. Nên lưu dữ liệu đủ để kiểm tra lại: hợp đồng, kết quả thử việc, lịch làm việc, chấm công, hồ sơ nghỉ và quy chế phép. Với tình huống có dữ kiện khác ví dụ, cần đối chiếu lại trước khi kết luận.

PVM TAX — Hiểu đúng · Làm đúng.