Nghỉ phép năm, nghỉ lễ và nghỉ không lương: Phân biệt thế nào?

Anh Minh làm việc từ thứ Hai đến thứ Sáu, nghỉ hằng tuần vào thứ Bảy và Chủ nhật. Anh muốn nghỉ liền từ ngày 30/04 đến hết ngày 05/05/2026. Trên đơn, anh ghi chung là “xin nghỉ sáu ngày”. Nhân sự cần biết: có phải trừ sáu ngày phép, và những ngày nào được trả lương?

Cùng là không đi làm, nhưng nghỉ phép năm, nghỉ lễ và nghỉ không hưởng lương có căn cứ khác nhau. Đối chiếu đúng từng ngày giúp bảng chấm công, số phép còn lại và bảng lương không bị lẫn.

Ba loại nghỉ khác nhau ở đâu?

Bài viết dành cho doanh nghiệp, nhân sự, kế toán và người lao động trong quan hệ lao động. Không áp dụng máy móc cho công chức, viên chức hoặc người cung cấp dịch vụ không có quan hệ lao động; không hướng dẫn chế độ ốm đau, thai sản hay nghĩa vụ BHXH.

Nghỉ phép năm — quyền nghỉ và lịch nghỉ là hai việc

Phép năm được xác định theo Điều 113–114 Bộ luật Lao động. Người lao động chưa làm đủ 12 tháng vẫn có quyền nghỉ theo tỷ lệ; cách tính số ngày được hưởng được trình bày riêng ở LĐ-02, không tính lại tại đây.

Khoản 4 Điều 113 yêu cầu người sử dụng lao động quy định lịch nghỉ sau khi tham khảo ý kiến người lao động và thông báo trước. Hai bên có thể thỏa thuận nghỉ thành nhiều lần hoặc nghỉ gộp tối đa ba năm một lần. Có số dư phép không đồng nghĩa tự chọn ngày vắng mặt mà không đối chiếu lịch nghỉ.

Gợi ý thực hành của PVM TAX: ghi rõ ngày nào dùng phép năm và quyền phép thuộc căn cứ nào. Nếu có phép doanh nghiệp cho thêm, đọc quy chế hoặc thỏa thuận riêng; không tự đặt thứ tự trừ giữa phép luật định và phép bổ sung khi hồ sơ chưa quy định.

Nghỉ lễ — không trừ vào phép năm

Điều 112 quy định các ngày nghỉ hưởng nguyên lương như Tết Dương lịch, Tết Âm lịch, 30/04, 01/05, Quốc khánh và Giỗ Tổ Hùng Vương. Người lao động nước ngoài có thêm ngày nghỉ theo khoản 2 Điều này. Lịch cụ thể của Tết Âm lịch và Quốc khánh được quyết định theo khoản 3; cần đọc lịch áp dụng, không suy từ một ảnh lịch trên mạng.

Khoản 3 Điều 111 quy định: nếu ngày nghỉ hằng tuần trùng với ngày lễ, Tết tại khoản 1 Điều 112, người lao động nghỉ bù ngày nghỉ hằng tuần vào ngày làm việc kế tiếp. Đây là nghỉ bù hằng tuần, không tự chuyển thành ngày phép năm. Ngày nghỉ hằng tuần phải theo lịch của doanh nghiệp, không mặc định ai cũng nghỉ Chủ nhật.

Cũng cần tách ngày nghỉ theo luật với ngày doanh nghiệp tự cho nghỉ nối dài. Một thông báo nghỉ nhiều ngày liên tục có thể gồm hoán đổi ngày làm việc, nghỉ hằng tuần hoặc quyền lợi công ty thêm; không mặc định mọi ngày trong thông báo đều là nghỉ lễ hưởng lương theo cùng một căn cứ.

Nghỉ không lương — khi nào thông báo, khi nào thỏa thuận?

Khoản 2 Điều 115 cho người lao động nghỉ không hưởng lương một ngày và yêu cầu thông báo khi ông nội, bà nội, ông ngoại, bà ngoại, anh, chị, em ruột chết; cha hoặc mẹ kết hôn; anh, chị, em ruột kết hôn. Không gộp trường hợp này vào kết luận “mọi nghỉ không lương đều phải được công ty phê duyệt”.

Với nhu cầu nghỉ không lương khác, khoản 3 Điều 115 cho phép hai bên thỏa thuận. Ví dụ, muốn nghỉ thêm hai ngày để giải quyết việc gia đình ngoài các quyền nghỉ riêng luật định thì cần trao đổi và có thỏa thuận phù hợp. Việc chưa dùng hết phép năm không tự làm mất khả năng thỏa thuận nghỉ không lương.

Nếu doanh nghiệp đồng ý trả lương cho ngày nghỉ ngoài quyền luật định như một chính sách có lợi hơn, nên ghi rõ “nghỉ hưởng lương theo chính sách” thay vì giữ nhãn “không lương” nhưng bảng lương xử lý khác. Đây là gợi ý quản lý; quyền lợi cụ thể phụ thuộc thỏa thuận hợp pháp.

Ví dụ — sáu ngày liền, chỉ một ngày dùng phép

Kết quả: 7 − 1 = 6 ngày phép luật định còn lại. Kiểm tra độc lập: khoảng nghỉ có 2 ngày lễ + 2 ngày nghỉ hằng tuần + 1 ngày phép + 1 ngày không lương = 6 ngày dương lịch. Không lấy 7 − 6 để xác định số phép còn lại.

Khoản 2 Điều 67 Nghị định 145 quy định tiền lương căn cứ cho ngày lễ, Tết, nghỉ hằng năm và nghỉ riêng có lương thuộc các điều khoản được viện dẫn là lương theo HĐLĐ tại thời điểm nghỉ. Bài này không đặt công thức khấu trừ lương tháng hoặc mẫu số ngày công chung; lịch và hình thức trả lương khác cần được đối chiếu riêng.

Những điểm dễ nhầm

• Nhìn tổng số ngày đi du lịch rồi trừ hết vào phép năm, chưa loại ngày lễ và nghỉ hằng tuần.
• Coi nghỉ lễ là phép năm công ty “cho thêm”, hoặc chỉ dùng danh sách lễ cũ mà không kiểm tra văn bản bổ sung.
• Yêu cầu mọi ngày không lương đều phải thỏa thuận, bỏ sót quyền một ngày tại khoản 2 Điều 115 và nghĩa vụ thông báo.
• Chuyển đơn nghỉ không lương thành phép năm để dễ chạy bảng lương mà chưa đối chiếu với người lao động.
• Nghĩ nghỉ không lương là không tính phép trong mọi trường hợp: Điều 65 Nghị định 145 có quy định thời gian được tính và giới hạn; xem LĐ-02 để đối chiếu, không dùng bài này tính tích lũy.

Checklist — trước khi chốt chấm công và bảng lương

Checklist là gợi ý thực hành của PVM TAX, không phải bộ hồ sơ hành chính mới. Khi có thay đổi lịch làm việc, sự kiện gia đình hoặc chính sách công ty, hãy phân loại lại trước khi chốt; không suy kết quả từ ví dụ cho mọi trường hợp.

PVM TAX — Hiểu đúng · Làm đúng.